Reader Comments

Como ser mais produtivo

by Freedom passos (2019-05-23)


Como ser mais produtivo1. Faça uma lista de tarefas razoável.

Não se sobrecarregue. As listas de tarefas costumam falhar porque as tornamos muito complexas ou as tarefas são desiguais.Como ser mais produtivo Algumas tarefas levarão muito tempo, outras não levarão tempo algum. Isso cria um desequilíbrio na maneira como distribuímos nosso tempo. O que acontece, então, é que nossa lista de tarefas torna-se uma ferramenta de procrastinação. Sim está certo. Porque então fazemos as coisas fáceis e nos tornamos realmente distraídos com as coisas difíceis.

Não minta, você já fez isso antes. Então você precisa…

Sua lista de tarefas diárias está falhando. Aqui estão 3 estratégias para torná-lo melhor e melhorar a produtividade.2. Defina metas pequenas para as tarefas.

Com cada novo projeto ou tarefa, o escopo pode parecer grande demais. Mas uma vez que você comece a dividir e perceber o que pode ser realizado, você notará como cada parte se baseia na outra.

Uma das coisas mais fáceis e práticas que você pode fazer é dividir seu projeto de marketing ou entregável em metas menores. Quais são as peças e os ativos necessários? Com quem você precisa conversar primeiro? Divida essas partes antes mesmo de definir os cronogramas e, em seguida, estime quanto tempo eles levarão para realizar. Entender o escopo do que está sendo perguntado, colocar as etapas em prática e estimar o tempo necessário ajudará você a entender o que está sendo perguntado. Às vezes, o que parece ser um grande projeto não leva muito tempo, ou vice-versa.

3. Concentre-se em um objetivo de cada vez.

Como você determina o que é importante? Como sua organização determina o que é importante?

Através de OKRs? KPIs? Osmose?

Bem, seja qual for a prioridade da sua empresa, é seu trabalho executar. Uma maneira de fazer isso é através da regra 90-90-1. Também funciona se você estiver gerenciando uma equipe.

Veja o que você faz: consuma os primeiros 90 minutos do seu dia por 90 dias para a tarefa mais importante. Sugerido pelo guru de RH, Robin Sharma , ele irá focar suas prioridades antes mesmo do dia começar.

Também é muito prático. Não é gastar todo o seu tempo todos os dias em uma única coisa.

Você também pode configurar projetos para se concentrar nesse único objetivo e garantir que ele se alinhe aos objetivos gerais da empresa.

Por que você deve cometer os primeiros 90 minutos do seu dia por 90 dias para o objetivo mais importante4. Acompanhe o seu tempo para identificar padrões.

Acompanhar o seu tempo, mesmo que ninguém lhe peça, pode ajudá-lo a entender seus hábitos de trabalho e a hora do dia em que você termina o trabalho com mais sucesso. Rastrear seu tempo de forma eficiente, sabendo quais são seus hábitos de tecnologia, desde quando você checa seu e-mail até a frequência com que você checa seus sites favoritos ou mídias sociais pode afetar seu dia de trabalho de maneira significativa.

Reorganizando algumas dessas coisas, você pode conseguir fazer mais. O acompanhamento do seu tempo por uma semana ou duas ajudará você a ver onde você gasta seu tempo e o ajudará a estimar melhor seus objetivos em # 1 um pouco melhor na próxima vez. Na próxima vez em que for solicitado que você repita uma tarefa, você terá uma noção melhor do tempo necessário.

Você também notará áreas problemáticas, onde você tenderá a ser menos produtivo ou identificará certas peculiaridades de agendamento que podem ser resolvidas, como reuniões semanais ou compromissos, ou mesmo quando esse colega de trabalho aparecer para conversar por alguns minutos.

Um método que pode ajudar é um diário de bala . Este é o meu resumo favorito de como fazer isso acontecer, completo com símbolos!

5. Encontre um método para delegar e acompanhar.

Uma coisa é dar tarefas e projetos à sua equipe; Outra coisa é ter certeza de que eles terminam o trabalho e terminam. Então passá-lo para aprovações é outra peça da torta que você precisa resolver. Encontrar um método confiável para acompanhar os projetos de sua equipe tornará seu trabalho mais eficiente. Ferramentas de colaboração e software de gerenciamento de projetos podem definitivamente ajudar com isso (mais sobre isso mais adiante), mas você também tem que se comprometer a usar ferramentas como essa para não decepcionar seus colegas de trabalho. Mas a sua parte individual também é importante nisso. Quanto mais você atualizar e acompanhar os próximos passos, também ajudará seus colegas de trabalho a permanecerem no caminho certo.

6. Crie um painel proativo.

Eu roubei essa ideia de Noah Kagan, o fundador da AppSumo . Essencialmente, esta é uma lista de tarefas mensuráveis. Se você está percebendo que uma determinada tarefa está tendo um grande efeito em nossos negócios ou é uma tarefa necessária que você precisa continuar fazendo, então, liste o número de vezes que você precisa realizar essa tarefa a cada semana. O objetivo aqui é registrar entradas, não apenas resultados.

Isso é especialmente útil para os profissionais de marketing. Se você souber que precisa twitar ou escrever um determinado número de postagens do LinkedIn, poderá listá-las e certificar-se de fazer esse número para a semana. Veja um exemplo do meu painel proativo:

Assista a este vídeo do Noah Kagan para pegar seu próprio modelo de painel proativo.

7. Descobrir seus 2 horários de pico.

Alguns de nós são pessoas da manhã, alguns de nós são corujas da noite. Mas o ambiente de negócios moderno nem sempre acomoda isso. Talvez o escritório não abra até as 9, mas seu pico é das 5h às 7h. Pessoalmente, eu encontro altos níveis de energia quando a maioria das pessoas está terminando o dia, por volta das 16h às 19h e depois das 20h. Freqüentemente, vou tirar um tempo desse tempo propositalmente ou agendar tarefas menos estratégicas durante as horas em que não estou mais envolvido. Sugere-se que devemos encontrar pelo menos 2 horas por dia para mergulhar no trabalho estratégico mais difícil e deixar as outras horas para reuniões ou tarefas menos urgentes.

Você também identificará padrões e quando poderá se envolver em “trabalho profundo” ou na ideia de trabalho focado por períodos de tempo mais longos. Esse é o conceito do professor Cal Newport, de Georgetown . Alguns trabalhos (como responder a e-mails) são superficiais, enquanto outros (como a criação de novos conceitos de campanha ou edição intensa de fotos) podem precisar de mais tempo focado ou "trabalho profundo".

8. Escolha uma tarefa e faça-a.

Isso é muito difícil porque às vezes nossos projetos não são um trabalho de 30 minutos ou uma hora. Pode levar 8 horas ou vários dias. Qual é a resposta então? Divida-o em uma tarefa e depois faça essa tarefa até a conclusão. Mas quanto tempo isso deveria ser? E o que é razoável? Acho que a maioria dos nossos dias está dividida em segmentos de hora. O que então é realmente de 45 a 50 minutos. Temos reuniões que começam na hora ou tomamos uma hora de almoço ou agendamos uma ligação por uma hora. Trabalhar consistentemente por 45 minutos em uma coisa faz sentido, mas é muito difícil.

A técnica de Pomodoro sugere blocos de 25 minutos, com intervalos curtos de 5 minutos, seguidos por intervalos mais longos mais tarde.

Pomodoro ajuda a eliminar as interrupções e ajuda a estimar quanto tempo uma determinada tarefa levará. Leia mais sobre a técnica Pomodoro neste artigo .

9. Jogue coisas fora e declutter.

Você sabia que seu ambiente físico afeta seu trabalho? E não quero dizer apenas se você trabalha em um escritório "legal" ou não. Dependendo da sua empresa e do seu papel na empresa, isso está fora do seu controle. Mas você pode controlar seu espaço de trabalho. Isso ajuda você a ser mais produtivo quando você não precisa caçar e bicar para qualquer coisa que esteja faltando. Você economizará tempo não fazendo isso. Você também terá mais clareza e foco para suas tarefas em mãos. Confira mais dicas aqui.

10. Encontre tempo para caminhar ou se exercitar.

Eu trabalhei em parques de escritórios, em distritos comerciais do centro e em casa. E em todo lugar, tento encontrar tempo para andar pelo menos uma vez por dia. Isso poderia ser em torno do estacionamento, na rua, ou no parque, e é mais refrescante do que qualquer coisa na mídia social.

Não se trata de ficar em forma ou perder peso, não que sejam coisas ruins. Mas o exercício pode ajudá-lo a ser mais produtivo, porque aumenta o seu estado de alerta. Como aumenta o fluxo sanguíneo e a saúde cardiovascular, você fica menos ansioso, mais concentrado e mais capaz de lidar com o estresse.

11. Pare e reflita.

Quando você é responsável por lançar vários projetos, é preciso dar um passo para trás e ver o que está funcionando, o que não está, o que precisa ser priorizado e o que precisa ser mudado. Construir a tempo de revisar não está perdendo tempo, mas otimiza seu trabalho no futuro. Para mais informações sobre reflexão pós-projeto, confira este post.

12. Siga a regra das 2 pizzas para as reuniões.

As reuniões definitivamente podem desacelerar o ímpeto, especialmente quando há uma enorme multidão de 30 pessoas para “fazer brainstorm”. Sabemos como isso acontece. As mesmas pessoas que sempre falam vão falar. Os silenciosos ficarão em silêncio.

Se teoricamente você tem que pedir mais de 2 pizzas para alimentar a equipe que está encontrando, então é muito grande. Não haverá discussão suficiente. Não há idéias suficientes serão expressas. Em vez disso, se você tem uma equipe composta apenas de pessoas que comem duas pizzas, surgem idéias mais vibrantes. Mais pessoas não necessariamente igualam ideias melhores ou ações mais rápidas. Isso diminui consideravelmente as coisas.

As pessoas estão menos interessadas e se sentem menos responsáveis se a idéia parar e estagnar. A responsabilidade é perdida.

13. Agrupe tarefas semelhantes em conjunto.

Quando alternamos entre tarefas, criamos naturalmente atrito. Começando e parando. Abrindo e fechando. Começando e terminando. Todos esses pequenos momentos se somam e quebram nossa concentração. Então nos distraímos e esquecemos por que estávamos revisando algo em primeiro lugar. Mas a maneira de reduzir a alternância entre tarefas é agrupar outras semelhantes. Não responda apenas a um e-mail e, em seguida, siga em frente. Responda a todos eles e depois não volte até várias horas depois. Ou agrupe todos os seus e-mails juntos. E nessa nota ...

14. Pare de multitarefa.

Porque a comutação está nos deixando mais cansados. É ocupar energia cerebral para mudar e mudar isso com frequência. Nós não estamos sendo mais produtivos, estamos examinando a superfície das coisas. O ambiente de trabalho moderno não irá apoiá-lo em sua busca para ser mais focado - é uma tarefa praticamente impossível quando o Slack, Skype e Salesforce estão disputando nossa atenção.

Aqui está uma citação de uma pessoa mais credenciada do que eu. Um professor de comportamento neurocientífico, Daniel Levitin, da McGill, diz: “Essa mudança vem com um custo biológico que acaba fazendo com que nos sintamos cansados muito mais rapidamente do que se mantivermos a atenção em uma coisa”. E você sabe o que mais? A cafeína não nos ajuda necessariamente. Na verdade, provavelmente só precisamos fazer uma pausa por algum tempo. Mais uma vez , o professor Levitin: “As pessoas comem mais, tomam mais cafeína. Muitas vezes o que você realmente precisa nesse momento não é cafeína, mas apenas uma pausa. Se você não fizer pausas regulares a cada duas horas, seu cérebro não se beneficiará dessa xícara extra de café. ”

Ai Não conte ao meu barista favorito.

Para realmente parar a multitarefa, você pode precisar de aplicativos para impedir que você clique sobre. Isso irá manter as distrações na baía, especialmente para nós consumidores constantes.

Os 25 melhores aplicativos de produtividade para ajudar você a fazer mais em menos tempo15. Seja responsável por outra pessoa.

Para aqueles que trabalham em equipes, isso parece óbvio. Usar um sistema de gerenciamento de projetos automatizado irá notificá-lo sobre a próxima tarefa quando ela for concluída. Mas você pode precisar de prestação de contas nas tarefas diárias também. Como se você tivesse atingido as metas em seu painel proativo (consulte #…) ou gasto outra vez em brainstorming estratégico ou na configuração de campanhas. Mas encontre alguém em quem você confie, que o apóie e não o derrube por seu fracasso. Você precisa de um encorajador. Este poderia ser seu supervisor, mas é mais do que provável que seja um colega que possa ajudá-lo a permanecer no caminho certo. E talvez você possa ajudá-los também.

16. Peça ajuda sobre coisas que você não entende. 

Se você é orgulhoso (como eu!), Você não gosta de pedir ajuda em coisas que você sente que deveria ser capaz de fazer. Isso se manifesta na minha vida demorando muito para tentar formatar uma planilha do Excel ou criar a apresentação perfeita do Powerpoint. Em vez disso, pessoas inteligentes pedem ajuda . E eles são realmente vistos por seus colegas como sendo mais inteligentes. Para não mencionar, isso poderia economizar muito tempo a longo prazo. Sim, pode ser difícil no início poupar alguns minutos extras aqui e ali para assistir a um vídeo ou chamar uma linha de suporte, mas no final, isso o ajudará a ser mais eficiente com essas tarefas.

17. Obter a luz do sol.

De acordo com estudos recentes de produtividade, você aumentará sua produtividade e atenção com mais luz natural. Por que você acha que escritórios com janelas estão em alta demanda? Também afeta o tempo do relógio circadiano, que então afeta sua vigília e fadiga.

Eu costumava trabalhar em prédios de escritórios, onde eu também me encontrava no meio do chão ou presa em uma sala de conferências sem janela. Além disso, onde eu moro, escureceria cedo no inverno, incluindo a última parte do dia de trabalho. Não é bom. O que eu poderia fazer? Eu comprei uma mesa de luz para trazer um brilho extra ao meu espaço de trabalho. Experimente se você estiver em uma posição similar.

18. Olhe para fotos de animais fofinhos (?)

Isso é meio louco e você pode não acreditar, mas compartilhar e olhar fotos de imagens de animais fofos na verdade aumenta o tempo de atenção. Não acredita em mim? Isso é ciência hardcore. Se você tem um problema com isso, então você tem um problema com a própria ciência (j / k). Mas para valer - um estudo japonês mediu o desempenho depois de olhar para animais fofos. Sim, eles realmente fizeram isso .

Aqui está uma citação do estudo: "Os resultados mostram que os participantes realizaram tarefas que exigem atenção concentrada com mais cuidado depois de ver imagens fofas."

Você acredita nisso? Aqui isso vai te ajudar: